보고서/기획서 작성 기본 원칙 - 글쓰는 사람 입장에서 작성하기

어떤 기획서나 보고서 작성시 가장 중요한 것은 읽는 사람 입장에서 쓰는 것이다. 

읽는 사람이 가장 궁금해 하는것이 무엇인지 고민 해서 그 부분에 집중해야 합니다.

고민...

그래서 보고서의 용도와 목적이 중요하다. 

컨설팅 프로젝트 수행하거나, 회사내외 여러 이해관계자들 대상으로 설득을 위한 비즈니스 문서를 작성시, 많이 하게 되는 일 중 하나가 같은 내용의 보고를 보고 대상에 따라 다르게 하는 것이다.

보고 받는 사람의 프로젝트 내용에 대한 이해도나 컨텍스트, 입장차이에 따라서 보고에서 기대하는 바가 다르다. 그리고 그 기대하는 바에 보고 내용이 부응하면 만족하게 되고, 그렇지 않으면 불만족 하게 된다다. 그것은 보고서의 내용이 충실하냐 그렇지 않느냐하고는 별개의 문제이다. 

 

보고 대상에 따라서 달라지는 것은 다음과 같습니다.

 

1. 보고서 내용의 구성: 필요한 내용을 다 포함시키되 전체 내용 중에서 보고 받는 사람이 듣고자하는 내용의 비중을 높인다.

 

2. 내용의 배치: 보고 받는 사람이 궁금해하거나 듣고 싶은 내용을 앞에 배치시킨다다. 보고를 하다 보면, 대게 앞부분에서는 집중하다가 뒤쪽으로 갈 수록 듣는 사람의 집중력이 떨어지게 되기 때문이다다. 때로는 보고 받는 사람이 듣고자 하는 내용이 앞에 나오지 않으면, 보고되는 내용과 상관없이 뒷부분을 뒤적이게 된다다. 그렇게 되면 보고하는 사람 입장에서는 다소 난감해지거나 힘이 빠지게 된다다.

 

 

3. 전달하는 메세지의 톤& 매너: 부정적인 이야기를 하거나, 보고받는 사람의 이해관계와 상충되는 내용을 보고해야 하는 경우에는 거부감이 들지 않도록 전달해야 한다다. 같은 말이라도 '아'다르고 '어'다른 것이 보고 시에도 그대로 적용된다. 보고 대상자가 나이든 사람이거나 생각의 유연성이 부족한 경우에는 특히 중요하다.

 

4. 스토리 라인: 스토리라인이라고 하면 '소설도 아니고 무슨 보고서에 스토리 라인?'이라고 생각할 수 있는데, 보고서에서도 스토리라인이 중요하다. 어떤 논리를 전개하느냐에 따라서 듣는 사람이 설득될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있으며, 앞서 말하였듯이, 전달하는 방식에 따라 같은 내용이라도 부정적으로 받아들일 수도 있고 그렇지 않을 수도 있다. 따라서 스토리 라인을 잘 구성하는 것도 훌륭한 보고서를 구성하는데 반드시 필요한 부분이다. 실제로 이 부분은 보고서의 구조를 결정하는 역할을 하기 때문에 초반에 잡는 것이 중요하다.

 

 

요약하면, 보고서를 포함한 비즈니스 문서는 결국 커뮤니케이션을 목적으로 한 것이고 이를 위해서는 전달력이 우수한 문서가 되어야 한다. 전달력이 우수하려면, 문서가 듣는 사람의 입장에서 작성되어야 하는 것이다. 듣는 사람의 입장에서 내용의 구성, 배치, 톤& 매너 및 스토리 라인을 구성하면 듣는 사람이 이해하기 쉽고 전달력이 우수한 문서가 됨을 꼭 기억해야 한다.

 

뜨리스땅