보고서/기획서 작성 기본 원칙 - 내용 vs. 디자인

보고서/기획서 작성을 할 때 흔히 착각하는 것 중하나가 내용 보다 디자인에 신경써야 한다고 생각하는 것이다.

물론 보여지는 것도 중요하고 시각적으로 눈에 잘 들어 오는것도 중요하다. 그러나 그것은 눈에 잘 들어오게 할 컨텐츠가 일단 있을 때 고민되어야 하는 것이다. 

아무리 멋진 비주얼로 꾸며진 보고서라 하더라고 말하고자 하는, 그리고 읽는 사람이 알고자 하는 기획서/보고서의 요체가 없으면 아무런 소용이 없기 때문이다.

사업계획서나 전략 기획안과 같은 기획서/보고서는 광고 기획안과는 다르기 때문이다.

 

기획서 작성 대행하는 회사나 인력 중에는 상당수 광고계 출신 인력들이 상당 수 있다. 그러한 인력들은 분명 광고 기획안이나 홍보계획을 수립하는데에는 매우 유능하다. 그러나 사업계획서나, 전략기획 보고서는 그렇지 못한데, 그것은 전략 기획안과 광고 기획안이 분명히 다른 것이기 때문이다.

비주얼은 분명하게 정의되고 논리적으로 풀어나가는 기획력을 바탕으로 만들어진 보고서를 보다 효과적으로 전달하는 데 도움을 주는 것이지, 그 이상의 것은 아니다. 사업계획서나 전략 기획 보고서에서 비주얼은 화려한 것 보다는 프로페셔널하고 깔끔하고 품위있게 하는 것이 중요하다.

사업계획서를 검토하거나 보고받는 사람들은 보고서 검토를 업으로 하는 사람들이다. 따라서 어떤 보고서가 충실한 내용으로 쓰여진 보고서인지 아닌지는 한눈에 알이볼 수 있다.

 

다만, 그럼에도 불구하고 비즈니스 커뮤니케이션에서도 효과적인 전달력은 분명히 중요하다. 비즈니스 문서는 중요하고 내용도 복잡하기 때문이다.

 

따라서, 효과적인 전달을 위해서는 적절한 문서 작성 툴을 사용하는 것이 중요하고, 파워포인트는 그러한 목적에 충실할 수 있도록 만들어진 툴임은 부인하기 어렵다. 물론, 최근에는 이와 유사한 다양한 툴들이 나오고 있지만, 아직까지 이를 능가할만한 툴은 없다. 

 파워포인트는 왜 전달력이 우수한 도구일까?

 

1. 페이지 별로 명확한 메세지 분리

 

2. 그림, 표, 동영상 등 다양한 오브젝트 사용

 

3. 텍스트와 다이아그램의 효과적인 혼용

 

4. 애니메이션 효과

 

5. 하이퍼링크에 따른 다양한 전개 순서

 

등의 특징 때문이다.

 

글로벌 컨설팅 회사 맥킨지가 2000년대 초 국내 모 대기업에서 컨설팅을 시작할 때 제일먼저 한 일이, 내부 보고서 포맷을 워드프로세서를 사용해 만든 세로방식의 문서에서 파워포인트로 만드는 가로방식의 문서로 바꾼 것이 좋은 예시이다.

 

그럼에도 불구하고 사업계획서나 기획안을 만들 때 도움이 필요할 경우에는 문서기획 전문가가 아니라 사업과 전략기획에 전문성을 보유한 사람들의 조언이나 도움을 받아보는 것도 좋다.

 

뜨리스땅