보고서/기획서 작성 기본 원칙 - 스토리라인 vs. 데이터

파워포인트 한두장의 보고 내용이 아닌 10 페이지가 넘는 보고서 혹은 발표자료를 만들 때는 이런것을 고민하게 된다.

스토리 라인이냐. 데이터냐.

 

무슨 소린가 하는 분도 계시겠지만, 10페이지가 넘는 보고서 작성을 위해 고민을 한번이라도 해 보신 분들은 어떤 의미인지 이해할 것이다.  통상 그 정도 되는 분량의 보고서는 청자를 설득하거나, 적어도 중요한 정보를 전달하는 것을 목적으로 한다. 그렇기 때문에 고민이 시작되는 것이다. 

보고서에서 중요한 것은 결국 내용의 전달

보고서의 목적이 청자를 설득해야하는 경우는 더 중요하다. 즉, 보고서가 설득적으로 들리기위해 많은 데이터를 보여줄 것이냐? 아니면 데이터는 다소 부족하더라도 적절한 논리와 흐름으로 설득할 것이냐?를 결정해야 한다. 

얼핏 생각하면 매우 설득적이기 위해서는 빈틈없는 데이터 백업이 중요할 것 같지만, 실제로는 스토리라인이 더 중요한 경우가 많다. 대부분의 사람들이 매우 이성적인 것 같지만, 실제로는 매우 감정적이기 때문이다.

 

다수의 대중이 모여 있는 공간에서 하는 연설을 하는 경우에는 군중 심리 때문에 보다 감정적이 되기 때문에 감정적인 대중들을 대상으로 할 때는 스토리가 특히 중요하다.

 

또한 회사의 고위층이나 시니어 의사결정자에게 보고 할 때도 매우 중요하다.

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그 이유는 우선, 시니어일 수록 어떤 주제에 대해 자신이 갖고 있는 견해가 확고하거나 갖고 있는 편견이 옳은 것이라고 믿기 있기 때문이다.

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따라서 그 생각과 궤를 같이 하거나, 그 생각을 변화시킬 수 있어야 한다. 이도 저도 아니면 끝까지 듣지도 않는 경우가 다반사이다.

설득력 있는 스토리를 만들기 위해서는 우선 다음 3가지의 원칙이 필요하다.

 

첫 번째, 스토리의 전개가 설득력있게 들려야 한다.

 

여기서 주의할 점은 설득력있게 들리기 위해서 전개의 방식이 반드시 논리적으로 정치하고 빈틈이 없어야 하는 것은 아니라는 점이다.

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만약 모든 단계가 논리적으로 빈틈이 없고, Data로 뒷 받침이 되어야 한다면, 보고서의  주된 구성 요소는 스토리가 될 수 없고 데이터가 되어야 한다. 

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그러나, 그렇게 데이터 rich하다고 해서 반드시 잘 이해가 되고 잘 따라갈 수 있는 흐름은 아니라는 것이다.

 

많은 데이터가 항상 좋은 것이 아니다

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왜냐하면, 결국 청자는 그 데이터를 보고, 이해하고, 해석해서, 스토리의 전개에 생각을 맞추는 과정이 일어나야 하는데, 데이터가 너무 많으면 뇌에 부하가 생기게 되어 결국 효과적 이해에 도움이 되지 못한다. 

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이해될 만한 이야기를 징검다리로 콕콕 찍어 주면서 전개하면 되는 것이다.

인식의 흐름이 연결될 수 있는 징검다리

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두 번째, 스토리 흐름의 결과인 전달하고자 하는 메세지가 공감을 얻을 수 있어야 한다.

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메세지가 공감을 얻기 위해서는,

 

1) 청자가 궁금해 하는 내용에 대한 정보를 제공하거나

2) 복잡하게 얽혀 있는 것들에 대해 명확하게 이해될 수 있는 관점을 제시해야 한다.

 

애플의 신제품이 발표될 때, 청자들은 결국 신제품의 성능이나 디자인의 특징, 그리고 그러한 것이 만들어지게 된 배경에 대해 궁금해한다. 즉, 궁금해하는 정보를 제공 받음으로써 공감을 얻는 것이다.

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그러나, 실제 비즈니스 세계에서는 궁금해하는 정보를 제공하는 것 이상으로 어떤 사안에 대해 명확하게 이해할 수 있는 관점을 제시하는 2번째의 경우가 더 가치있는 경우가 많다.

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비즈니스 세계에서는 의사결정을 내리거나 판단을 할때, 막연히는 그럴 것이라고 알고 있으나, 여러 복잡한 요소들이 산재해 있어 판단을 내리기가 쉽지 않은 경우가 많기 때문에 이렇게 명확하게 이해할 수 있는 관점을 제시하는 것은 생각보다 매우 가치있는 일이다.

 

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컨설턴트들이 실무자 보다 경영층에게 환영 받는 상황은 바로 이러한 것이 절실한 상황인 경우이다.

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컨설턴트들은 복잡한 사안에 대해, 명확한 논리와 관점을 갖고 이해하기 쉽고, 설득력 있는 메세지로 분해해서 복잡하게 꼬여 있는 경영자들의 생각의 고리를 풀어주는 것에 탁월한 능력을 지닌 전문가들이다.

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대규모의 투자가 소요되고, 여러 이해관계자들의 이해가 충돌하는 의사결정이 필요할 때 이러한 것이 빛을 발하게 되는 것이다.

 

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자칫 잘못 판단하면 수천억원의 투자를 무용지물로 만들 수 있기 때문에, 그러한 경우 수억원을 들여서라도 컨설팅을 받는 것이 가치 있는 일인 것이다.

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세 번째, 스토리에 녹아 있는 근거와 예시들이 관련성이 높아야 한다.

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뭐, 이건 설명 안해도 잘 아시는 부분일 것이다

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세부적인 것 몇 가지만 이야기 하면, 실제 보고서에서는 같은 데이터라도 차팅의 방법, 데이터 배치의 순서, 크기, 유관 데이터와의 병치 방법 등도 설득력에 큰 영향을 주기 때문에 많은 테크닉이 필요하긴 하다.

 

뜨리스땅